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Sección:
Salud Mental en el Trabajo

¿Cómo crear y desarrollar reuniones para que sean eficaces? (1ª parte).
Alfonso Alonso Parga Beatriz y Becerro de Bengoa . Editores y Coordinadores de la sección: Salud Mental en el Trabajo

Siempre que hablamos con algún compañero de trabajo sobre la efectividad de las reuniones, nos dice que son una pérdida de tiempo y en el mejor de los casos que ha sido un tostón.
¿Por qué es un comentario tan cotidiano?. Simplemente porque resultan tediosas, ineficaces e improductivas.
Evidentemente las personas no están para perder el tiempo en el trabajo, tienen también vida personal, y lo único que sienten es que la dichosa reunión les está comiendo tiempo para “quitarse papeles de en medio”, realizar el trabajo atrasado, hacer una tarea que han pedido a última hora, etc.
Por eso, antes de convocar una reunión hay que tener en cuenta una serie de puntos que puedan ayudarte a hacer o participar en las reuniones.

Lo principal: saber cuál es tu objetivo. Si no te quieres desviar de lo que realmente te interesa anota un objetivo para cada asunto que quieras conseguir*. También puede pasar que los objetivos que te marques sean incorrectos. Por ejemplo, te puedes plantear que en esa reunión se tenga que evitar tomar una decisión que proponga otra persona (éste sería una decisión poco acertada porque se entraría en una lucha injustificada). En este caso, lo que sería un objetivo correcto es “el equipo no puede absorber más trabajo del que actualmente tiene”.

* En el caso que tengas poco tiempo para prepararte una reunión, debes de intentar centrarte en aquellos temas de la agenda que te resulten más importante.

Los objetivos bien planteados pueden:

  • Garantizar que se tome (o se evite) una decisión puntual.
  • Garantizar que cualquier decisión no influya en el presupuesto, el personal o que la responsabilidad pase a otro departamento.
  • Garantizar que te asignan (o no) tareas importantes.

 

No hay que olvidarse que lo que ocurre en las reuniones importantes es que las personas luchan por su “status” por lo que tratan de destacar. Este planteamiento es lógico porque es el mejor momento para poder demostrar el potencial. De hecho, toda reunión a la que acuden personas influyentes, es una oportunidad para mostrar el talento hacia los demás. Por el contrario, si dudas, o hablas de forma desestructurada en las reuniones, no sólo no obtendrás tus objetivos sino que tu proyección se verá mermada.

Cuanto más tiempo le dediques a la preparación, mayor oportunidad tendrás de cumplir los objetivos. Aunque también hay que ser flexible a la hora de prepararse una reunión, porque no siempre es necesario ir “al detalle”.

 

También puede pasar que sea necesario intervenir en una agenda una vez que ha sido enviada. Por ejemplo, cuando tu jefe te convoca a ti y a tus compañeros. En este caso, tendrás que dar a tu jefe una buena razón para que incluya algún punto que a ti te interese. Pero tienes que decirlo no como beneficio tuyo, sino como beneficio de la reunión. Y además, el momento adecuado es antes de la reunión, e incluso antes de que tu jefe redacte la agenda. Para ello lo mejor es una llamada a tiempo. Si eliges incluir un punto, un momento antes de la reunión, lo único que puedes conseguir es molestar a tu jefe. Por supuesto, tiene que ser en privado y si puede ser por teléfono mejor, ya que si te abalanzas sobre tu jefe cuando llegue, estará menos receptivo en escucharte.

La importancia de hablar con los demás. Es la única manera de saber la postura que adoptan las demás personas con respecto a ciertos asuntos. De esta forma, te puedes anticipar y saber si van o no a estar los demás de acuerdo contigo en relación a los asuntos relevantes, e incluso, se puede dar el caso en que puedas saber los puntos de discordia para poder reconducir la reunión.
También es importante saber lo que opinan los demás, porque se ahorra tiempo. No tiene sentido pasar horas preparando una argumentación si todos van a estar de acuerdo contigo. Pero sí lo tiene, si sabes que no están a favor de lo que les presentes.

Involucra a los demás. Haz que tus homólogos cuya opinión coincida con la tuya compartan los preparativos de la reunión. Antes de la reunión debes poner en común toda la información y comprobar que los datos no se contradicen, porque si sucediera esto, obtendrás el efecto contrario o no esperado.

Nunca dejes la información relevante en manos de alguien en quien no confías.

Si se diera el caso, ponte en contacto con aquella persona que de credibilidad a lo que estás presentando. Sobre todo en aquellos puntos que consideres relevantes. Es una buena forma de reforzar lazos y de no fallar frente a los que te están escuchando.

Prepararse los argumentos. Hay dos temas importantes que hay que tener siempre presentes para elaborar argumentos. Por un lado, es pensar en los argumentos clave que utilizarás en tu favor. En este sentido, hay que buscar razones convincentes para fortalecer carda argumento a exponer. La forma de realizar estos argumentos se caracteriza por estar en positivo y sin herir a las personas. Eso significa que hay que seleccionar correctamente la información que se ha buscado para que ilustre mejor el o los argumentos a utilizar. Por otro lado, es hacer los argumentos que pensamos que nos puede complicar la reunión. La fórmula para desarrollarlos es la misma que en el caso anterior, es decir, buscar los datos que hacen que se nieguen las afirmaciones de los demás.

Antes de cualquier reunión, defiende tus argumentos y rechaza los argumentos que van en contra a los objetivos que te has planteado.

 


Alfonso Alonso Parga Beatriz Becerro de Bengoa

 


 

 

 

 

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