PRESENTACIONES EFICACES. UN FACTOR CLAVE EN EL MUNDO LABORAL  (PARTE I)
Alfonso Alonso Parga Beatriz y Becerro de Bengoa. Editores y Coordinadores de la sección: Salud Mental en el Trabajo

Al inicio de nuestra andadura por el mundo laboral, en una conversación con un colega de la profesión, compartía  muy afligido con nosotros, uno de sus grandes miedos profesionales, las presentaciones,   como la eterna cima imposible de alcanzar, a la que  tenía que enfrentarse una vez al año ante un público de 300 personas.

 Ahora después de 15 años, la ansiedad experimentada antes del evento, no ha desaparecido, pero aquel miedo paralizante que retrasaba el trabajo y le generaba malestar la semana anterior  se ha convertido en un reto motivador, la clave: “Preparar  una presentación brillante, estructurada e impactante” .

Pero una presentación brillante,  implica mucho más que un documento lleno de información interesante. Es importante, saber  el cómo, qué, cuando, por qué y para quién  de cada presentación.
Parte del control que apacigua los nervios ante la multitud a la que se enfrenta todos los meses nuestro compañero, ha sido superada gracias a la puesta en marcha de estrategias de investigación, planificación, organización, elaboración y la autocrítica improvisada.

Investigación, dado que antes de comenzar con una nueva presentación, dedica tiempo para encontrar toda la información necesaria, no sólo sobre el tema que va a exponer, o autores que han investigado sobre el mismo,  sino del público puntual al que va dirigido. Incluso cuando el escenario de sus charlas guarda una historia entre sus paredes, no duda en indagar para añadirlo en sus anecdóticas notas.

Planificación y organización puesto que el orden es fundamental. Es esencial para convencer, exponer la información de forma ordenada.

Y por último, la autocrítica improvisada. Jamás hay que dejar nada para la improvisación. Cuando hablamos de la autocrítica improvisada, nos referimos a la capacidad de ajustar la presentación en el momento de exposición según el feedback que se recibe desde el auditorio, para improvisar “in situ”. Es decir, preparar la presentación con la posibilidad de ajustarla según vayan sucediéndose los acontecimientos. Quizás haya que ajustarla por falta de tiempo o aumentar el tiempo de exposición. Es importante tener un control sobre lo que se va a exponer.

Para comenzar a desarrollar una presentación, hay que hacerlo basándos en dos palabras clave, “Impacto e influencia”. Al fin y al cabo, se trata de persuadir a una audiencia.

Una presentación tiene que ser capaz de captar la atención del público al que va dirigido y mantener ese impacto de forma eficaz, generando motivación e interés.

¿Por dónde empezar para preparar  una presentación brillante?

En una presentación no se debe ofrecer toda la información que uno posee sobre lo que se quiere comunicar, sino, exponer la información que el público necesita escuchar, evitando la sobrecarga y mensajes sin fin. Y para ello, es evidente la labor de investigación, dirigida a conocer:

Hay que tener presente toda la información sobre la logística para saber a qué enfrentarse. Detalles imprescindibles:

Una vez tipificada las necesidades, se plantearán unos objetivos . ¿qué se quiere conseguir con la presentación?. Por supuesto tenemos que tener claro que la respuesta inmediata es persuadir, pero tendremos que traducir esa persuasión en  objetivos concretos. Los objetivos como:

Marcadas las necesidades  con el objetivo claro, es crucial, la investigación, para incluir en la exposición:

Una vez con toda la información sobre el tapete, es cuando se procede a analizar, destila, estructurar y organizar todo aquello que vayamos a utilizar. Hay que recordar que no se trata de incluir toda la información obtenida. Una gran parte de la información que manejamos tendrá que ser desechada. Hay que recordar que únicamente  el 10% aproximadamente de una presentación es lo que queda en la memoria del auditorio, el resto se olvida si no ha sido anotado. ¿Cómo estructuraremos la información? Esto dependerá del presentador y puede influir también el tipo de auditorio. Lo convencional:

La preparación supone la guinda final. Es clave, la práctica, ya no sólo para familiarizarse con el tema, sino para corregir posibles errores o realizar cambios que puedan mejorar la presentación. La preparación afianza la confianza en uno mismo y con ello la confianza de los demás en el trabajo realizado.

El presentador experimentado necesitará un proceso de preparación menor que aquella persona que nunca  haya  realizado una presentación  en público. La experiencia en presentaciones  es inversamente proporcional al tiempo de preparación.

Por otro lado, esta proporción no se cumple en cuanto al nivel de ansiedad. Según los estudios realizados en Estados Unidos, el ser un presentador experimentado no exime al protagonista de padecer ese miedo escénico que se presenta en estos eventos.

La ansiedad está más relacionada con los pasos anteriores, es decir, una persona que haya invertido el tiempo necesario para cumplir con todos los procedimientos indicados, tendrá más posibilidad de salir airoso en momentos de nervios.

Siempre hay una posibilidad para hacerlo mejor. En cada lectura crítica que se haga del trabajo realizado encontraremos algún cambio que realizar.

Es importante prestar  especial cuidado en cómo se pretende que el público perciba la información. No hay más que echar un vistazo a las reacciones de la gente. Según la percepción de cada uno, la reacción y el sentimiento que persiste es distinto. Incluso un mismo mensaje todos sabemos que es recibido de tantas formas como receptores exista.

Todo este procedimiento implica una enorme inversión de tiempo, pero el resultado se traduce en éxito. “El esfuerzo se premia”.